L’impression a un coût. En moyenne, l’impression représente 20 à 25 % du budget informatique d’une entreprise – 1 à 3 % de son chiffre d’affaires ! Ce qui représente entre 600 et 1 000 euros chaque année par utilisateur, pour un euro d’investissement (étude IDC). Le calcul du coût total de possession (TCO) de votre parc d’imprimantes et de multifonctions va vous permettre d’évaluer le coût réel d’impression d’une page, en prenant en compte le budget passant dans l’achat ou la location de l’équipement et des consommables, la maintenance, l’encombrement et l’efficacité énergétique. Découvrez, point par point, les coûts, parfois cachés, du parc d’impression.

Le matériel d’impression : à adapter aux besoins de l’entreprise

Le premier centre de coût à intégrer au TCO est évidemment le matériel : mono ou multifonctions, couleur ou noir et blanc, jet d’encre ou laser… Pour optimiser le budget, il faut avant tout que le matériel soit adapté aux besoins de chaque équipe, à son activité et à sa taille de votre organisation.

Posez-vous les bonnes questions :

• Combien de pages sont imprimées chaque mois ?
• Quels postes impriment le plus ?
• Tous les utilisateurs ont-ils besoin d’une imprimante de bureau ?
• Combien d’utilisateurs potentiels pour un multifonction ?
• Quelles sont les fonctionnalités dont vos collaborateurs ont besoin (aujourd’hui et demain) ?

La maintenance : les éléments à comparer

Le calcul du TCO de votre parc d’imprimantes doit également prendre en compte le coût de la maintenance. Les pannes et dysfonctionnements représentent un centre de coûts important : 20 % des appels au service d’assistance informatique concernent les systèmes d’impression (étude Quocirca de 2010). Vérifiez donc attentivement les conditions de votre contrat de service.

Regardez les coûts de maintenance et le détail des services inclus :

• pièces détachées ;
• déplacement du technicien ;
• main d’œuvre ;
• mise à jour du matériel ;
• remplacement du kit de maintenance ;
• réapprovisionnement en consommables (livraison comprise des toners et/ou des cartouches).

En termes de facturation, des frais supplémentaires peuvent s’ajouter au prix à la page (frais d’envoi, frais de maintenance connexion…).

Optimiser son parc d’impression

La gestion des coûts passe également par la rationalisation de votre parc qui, s’il est homogène, est bien plus facile à gérer :

• Vous évitez de stocker plusieurs toners pour différents modèles d’imprimantes, réduisant ainsi le risque de surstock de consommables (cartouches d’encre, tambours, pièces de remplacement, papier, etc.) ;
• Vous disposez d’une interface utilisateur unique facilitant la prise en main lors de formations ou en cas de passage d’un modèle à un autre pour imprimer des documents en attente ;
• Vous facilitez la maintenance de votre prestataire qui connaît bien votre matériel et qui peut centraliser ses interventions avec plus de rapidité et d’efficacité.

Par ailleurs, beaucoup d’entreprises sont suréquipées. Les imprimantes, les multifonctions, les copieurs, les scanners et les fax en surnombre entraînent une consommation électrique importante, des problématiques de maintenance et des achats de consommables non maîtrisés.

Comment expliquer ce phénomène ? Il résulte de 3 facteurs :

• Le manque de temps et d’étude consacrés à la qualification des besoins ;
• L’acquisition successive de matériels provenant de fournisseurs différents, sans cohérence d’ensemble ;
• Une politique d’équipement opportuniste, focalisée sur le court terme.

Monitorer la consommation : les solutions logicielles

L’usage immodéré des imprimantes a un coût que vous devez aussi chiffrer. Selon une étude IPSOS, un collaborateur imprime en moyenne 28 pages par jour, 20 % des documents imprimés sont jetés dans les 24h, et seule 1 impression sur 9 est récupérée dans le bac de sortie de l’imprimante !

Au-delà de la sensibilisation de vos collaborateurs aux bonnes pratiques, des solutions logicielles existent pour :

• tracer les usages (consultation d’historiques, données d’audits, paramétrages de règles et restrictions automatiques) ;
• limiter les coûts d’exploitation ;
• faire des économies substantielles (papier, toner, coûts liés aux destructions, etc.).

Acquisition et location

Historiquement, copieurs et imprimantes étaient achetés par les services généraux. Avec l’évolution des équipements informatiques, désormais tous connectés au réseau et gérés par le service informatique, le renouvellement des machines monofonctions ou multifonctions passe de plus en plus par la location auprès d’un fournisseur d’équipements techniques.

L’avantage du contrat en location est qu’il offre la possibilité de renouveler régulièrement votre matériel au terme du contrat : vous disposerez ainsi d’un équipement toujours de pointe. Cette option suppose la mise en place d’un contrat déterminant un loyer, une durée de contrat et une périodicité de facturation. Le loyer permet de payer la location ou l’acquisition du matériel, ainsi que sa maintenance (main d’œuvre, déplacements, pièces détachées et consommables hors papier et agrafes).

Le système de facturation le plus utilisé est le coût à la page : l’ensemble des charges est rapporté sur le nombre de copies consommées par l’entreprise. Celle-ci s’engage en contrepartie sur un volume de pages minimum (couleur et/ou noir et blanc) par mois ou par trimestre, sur une durée définie avec le fournisseur, d’un à cinq ans. En général, le coût à la page pour un multifonction est compris entre 0,005 et 0,006 € pour une copie en noir et blanc, et entre 0,05 et 0,06 € pour une copie couleur.

La prise en compte de tous ces critères vous donnera une idée plus claire de l’investissement global que vous consentez actuellement pour votre parc et de l’intérêt d’envisager son renouvellement. Il est important de connaître votre consommation pour choisir le meilleur contrat et mettre en place des solutions logicielles qui permettent de maîtriser votre consommation. Maintenant que vous en savez plus sur les coûts d’impression, découvrez notre dossier pour bien préparer votre appel d’offres (lien vers article 4) !