Les cabinets d’avocats ont des processus complexes d’impression et de gestion des documents. Leurs exigences en termes de sécurité sont également parmi les plus élevées. Des volumes importants de documents doivent être traités au quotidien, et chaque mémoire judiciaire, contrat ou autre est susceptible d’être copié plusieurs fois.
Les évolutions du secteur juridique ont également une incidence sur les besoins des cabinets en matière d’impression. L’avènement des documents électroniques et des technologies mobiles offrent désormais aux avocats une flexibilité inédite. Cela s’accompagne toutefois de risques liés à la sécurité.
C’est pourquoi les multifonctions de Samsung, pour la plupart équipés de Smart UX Center, un système basé sur Android, et d’un écran tactile, proposent des fonctionnalités adaptées à ces nouveaux besoins.
Exigences diverses en termes de sécurité
Dans le secteur juridique, les avocats et employés administratifs doivent traiter un flux constant d’informations confidentielles liées à leurs clients et à des entreprises. Ces données doivent à tout prix être protégées de manière continue. Cependant, les réseaux d’impression devenant plus importants et plus mobiles jour après jour, il est légitime de se demander si les normes de sécurité du secteur pourront toujours être respectées.
Les multifonctions et solutions de gestion des documents proposés par Samsung permettent aux cabinets d’avocats de garantir la sécurité de leurs informations. Grâce au mode d’impression en mode « Pull », seuls les utilisateurs autorisés sont en mesure de récupérer les documents imprimés.
Les solutions de gestion documentaire permettent de scanner et d’envoyer automatiquement des documents vers l’emplacement désiré. Ces derniers étant également chiffrés, ils ne peuvent pas être consultés par les mauvaises personnes.
La réalisation d’audits constitue une autre méthode de protection, grâce à laquelle les administrateurs peuvent contrôler et effectuer un suivi précis des impressions. Les processus en question doivent être particulièrement fiables, car ils permettent de protéger les documents et de prouver aux clients comme aux agences de régulation que les normes de sécurité en place sont élevées.
Avec Smart UX Center, les administrateurs informatiques peuvent effectuer un suivi simplet et précis de toutes les tâches liées aux documents, tout en s’assurant de leur sécurité et de leur traçabilité.
Les audits ne concernent pas seulement la conformité aux normes : ils permettent de responsabiliser les individus, ce qui s’avère être indispensable dans le secteur juridique. Ils induisent également un contrôle des accès utilisateurs aux documents et la consignation des modifications apportées aux autorisations. Grâce à eux, vous êtes en mesure de savoir qui est en charge de la gestion des imprimantes, et de consulter les changements de paramètres (par défaut ou facultatifs) affectant le réseau.
Gestion de volumes élevés de supports juridiques
Les cabinets d’avocats produisent généralement de grandes quantités de fichiers. Selon une étude menée par InsideLegal Technology en 2015, un avocat reçoit ou crée en moyenne 70 documents par jour. Il doit donc profiter d’un accès efficace à toutes ces données, car tout manque d’information peut entraîner des retards ou sanctions, voire faire perdre des procès.
De tels volumes impliquent donc de bénéficier de solutions d’impression fiables et performantes. Le secteur n’ayant pas connu de forte croissance ces dernières années, la nécessité de réduire les coûts se fait ressentir plus fortement que jamais. En outre, avec de tels volumes de documents à imprimer, les dépenses liées à leur impression peuvent vite augmenter.
Les applications de Smart UX Center, telles que Dynamic Workflow et Usage Tracker, permettent aux administrateurs de surveiller et de mesurer l’usage des imprimantes, afin de garantir la maîtrise des coûts et d’améliorer les performances du réseau d’impression.
Solutions optimisées pour le secteur juridique
Dans le secteur juridique, il est essentiel que les imprimantes utilisées soient performantes. Les informations du domaine étant particulièrement sensibles, leur sécurité doit constituer une priorité absolue.
Les logiciels proposés par Samsung permettent aux cabinets d’avocats de protéger leurs informations et d’optimiser leur système d’audit. Les multifonctions haute capacité de Samsung, capables d’imprimer un million de copies en trois mois et d’en scanner autant, offrent des performances exceptionnelles.
En bref, les réseaux d’impression doivent permettre d’améliorer la sécurité, la gestion et la productivité.