Il n’est pas rare que le bureau des admissions soit le lieu le plus animé des écoles et universités. La gestion, le traitement et la distribution d’un volume colossal de documents fait partie du quotidien des responsables concernés. Des centaines de documents importants sont susceptibles d’arriver chaque jour, d’où la nécessité de mettre en place un flux de travail adapté. Étant donné que ces tâches sont souvent soumises à des budgets limités, il est possible que les systèmes de stockage, d’organisation et de consultation des informations ne soient pas assez performants.

C’est pourquoi les solutions d’impression Samsung peuvent s’avérer idéales pour votre établissement. Cet article explique comment Samsung peut vous permettre de rentrer dans vos frais, d’optimiser les flux de travail et de maintenir une bonne organisation à l’aide d’un système de gestion des documents centralisé et intégré.

 

Optimisation de l’efficacité via l’automatisation

Durant la période des admissions, les responsables concernés doivent traiter au quotidien une multitude de candidatures, accompagnées de nombreux documents. Grâce aux solutions d’automatisation de Samsung, leur gestion est considérablement simplifiée. Alors qu’il était autrefois nécessaire de scanner manuellement chaque papier et d’enregistrer sa version numérique dans un emplacement spécifique, la technologie Samsung automatise désormais cette tâche, ce qui permet de rendre le processus plus performant et moins chronophage.

Par exemple, la fonctionnalité SmarThru™ Workflow Lite de la gamme Business Core™ prend en charge la reconnaissance optique des caractères, grâce à laquelle votre scanner peut convertir des informations imprimées en données numériques.

En outre, la numérisation One Touch simplifie le flux de travail en enregistrant automatiquement les documents scannés dans un emplacement prédéfini, quel qu’il soit (base de données, messagerie d’un responsable des admissions, dossier d’un candidat, etc.). Cela permet de s’assurer qu’aucun document ne se perde.

 

Impression en mode « Pull » : confidentialité des documents et réduction du gaspillage

Les imprimantes Samsung proposent également des fonctions de sécurité performantes. Le traitement des dossiers de candidature induit certains risques liés à la fuite d’informations confidentielles, comme les numéros de sécurité sociale ou les résultats scolaires.  Cependant, avec la fonctionnalité Secure Login Manager, plus aucun document sensible n’est imprimé (et donc, potentiellement subtilisable dans le bac papier d’une imprimante) s’il ne le doit pas. En effet, les usagers doivent nécessairement s’authentifier à l’aide d’identifiants, de cartes d’accès et de codes PIN (une fois Card Reader* installé). L’impression en mode « Pull », quant à elle, simplifie les opérations, renforce la sécurité et permet de réduire le gaspillage. Cette fonction s’active lorsque l’utilisateur identifie le document dont il a besoin au niveau du terminal d’impression. Même lorsque divers fichiers sont imprimés par différents individus au même moment, la fonctionnalité « Pull » sécurisée garantit que chaque document est récupéré par la bonne personne.

* Card Reader est une fonctionnalité vendue séparément.

 

Meilleur contrôle des coûts avec Usage Tracker

Les solutions Business Core permettent également de réduire les coûts liés à l’impression. Les fonctionnaires doivent souvent travailler avec des budgets plus limités que ceux des entreprises privées. Il est donc crucial, pour eux, de bénéficier de méthodes d’optimisation des processus et de réduction du gaspillage.

Samsung propose une solution de contrôle et d’audit, qui effectue un suivi précis des impressions, de leur fréquence et des utilisateurs concernés. Usage Tracker constitue l’outil idéal pour identifier les pratiques d’impression inefficaces ou induisant un fort gaspillage. L’impression recto-verso peut, par exemple, être encouragée pour les documents à usage interne, afin de réduire le nombre de documents imprimés sur une seule face, habituellement élevé. De plus, les solutions de Samsung n’induisant pas de serveur supplémentaire, les coûts liés à la maintenance informatique ne risquent en aucun cas de s’envoler.

Les dernières avancées technologiques permettent aux entreprises de tirer le meilleur parti de la gestion des documents numérisés. Il est grand temps que les établissements scolaires commencent également à en profiter. Durant la période des admissions, les responsables ne seront pas les seuls à vanter les mérites de nos outils : le reste du personnel et les étudiants remarqueront aussi la différence.

Apprenez-en plus sur les avantages offerts par les solutions d’impression Samsung.